Přípravy na akci kulový blesk

Znáte film Kulový blesk? Já ho mám v hlavě poslední asi dva měsíce pořád. O víkendu si ho vyzkoušíme v praxi. Zkusím vám tu trochu popsat, co nás čeká, ale bohužel nemůžu zmiňovat nic moc konkrétního.

Máme jednoho oblíbeného klienta a tomu se hodně daří. Za ty roky, co je u nás svoje obraty i prodejní prostory několikrát zvětšil. Neřekl bych, že násobně - spíš řádově. Jenže to má zásadní háček. Eshop má sice u nás, ale skladový a celkově informační systém svůj. Což by nebyl problém, kdyby to byl jeden na míru udělaný systém pro tyto obraty. Ale jak už to bývá, tak není. Je to hned několik nespojitelných a nespojených systémů, které parádně fungovaly v začátcích, ale v současném objemu jsou prakticky nepoužitelné.

Naštěstí jsme situaci podchytili v poslední chvíli, než se to všechno zhroutilo - asi za půl minuty dvanáct. Zhruba dva měsíce se vše připravuje, zkouší a navrhuje. Zajímavé na tom je, že skutečné programování zabírá jen asi 10-15% času. Daleko podstatnější je tu příprava - sestavení aktuální podoby systému, odhalení problémů, návrh nových procesů, ...

V současném stavu je asi pět systémů - excel, access, pokladní systém, poličky s bločky, ... Každý je určen na něco trochu jiného, občas se překrývají a občas dokonce dělají dva to samé. V malém objemu to není problém. Každý řeší konkrétní problém a všichni jsou spokojeni. Ve velkém se ale karta obrací a naopak je potřeba najímat lidi, aby udržovali systémy v chodu. Za nejabsurdnější pozici pak považuji přepisovače - lidi, kteří přepisují data z jednoho systému do druhého. Nebo například vypisují štítky na balíky. Ručně.

Takhle zmatený skladový systém pak informace o zásobách udržuje spíše přibližně. Navíc v začátku pouze evidoval, co je vzadu v komůrce. Nově se ale používá na evidenci obrovské prodejny a tří skladů. Skutečně mě fascinuje, že to stále funguje :) Dost tomu také pomohli hledači - to jsou lidé, kteří chodí po "areálu" a hledají zboží.

A co ten Kulový blesk?

Ten bude od čtvrtka do neděle. Čtyři dny budeme připravovat megainventuru a přepnutí na nový systém. Prodejna (500m²) a tři sklady - celkem desetitisíce položek. Možná víc - to nikdo neví. Jsme navíc tak odvážní, že to celé chceme provést bez přerušení provozu - a ten je 7 dní v týdnu 9-19.30. Takže čtyři dny přípravy a pak jedna noc kompletní naskladnění. Ráno se udělá cvak a pojede se na novém systému.

Obrovský šok to bude pro zaměstnance. Do teď se všechno dělalo všelijak - psalo na papírky, přepisovalo, hledalo, ... Nově budou mít skladníci PDAčka, všechno bude evidované a těžce hi-tech. Většinou je při zavádění nového systému největší problém s koncovým uživatelem, protože ten je zvyklý na minulý a brání ho. V tom máme velkou výhodu, protože současný stav nesnáší :)

Komická vložka: V první fázi bude celý systém běžet přes internet. Je to mnohem jednodušší na vývoj i údržbu, protože celé řešení je v podstatě náš klasický eshop, který má přidělaných pár front-endů (a pak že jsou krabicová řešení hloupá). Shodli jsme se, že riziko dlouhodobého výpadku připojení je minimální. Jenže v pondělí nějaký expert u prodejny tak šikovně nevytočil zatáčku, že sejmul ústřednu O2 (takovou tu velkou bílou bednu). Výsledkem bylo, že prodejna byla do dnešního odpoledne offline.

Poučení ze současného stavu?

Když se to popíše takhle zrychleně a zvenčí, tak to vypadá hrozně absurdně. Ale schválně se zamyslete, jestli náhodou nesměřujete k tomu samému. Zkuste si představit, že máte najednou třeba 10x více objednávek - v prosinci se to může klidně stát. Pak zjistíte, že nějaká drobnost v procesu vyřizování je sice drobnost, ale ve velkém objemu je z ní problém. Typicky to můžou být právě štítky na balíky. Nebo ověřování objednávek. Nebo jejich balení. Představte si, že najednou toho musíte zabalit 10x tolik. Zvládáte? Když to bude prudký nárůst (třeba ten prosinec), tak to vyřešíte jednoduše. Rychle si pořídíte výpomoc. Problém vyřešen. Na jak dlouho? Na chvíli ano, ale při dalším růstu se prostě přibere další člověk. Jenže se zřejmě stane, že tohle řešení přestane fungovat. Objednávky porostou, ale práce poroste rychleji. A najednou děláte úplně to samé, co jsem popsal výše. Proto je potřeba občas se trochu s nadhledem zamyslet, jestli je vše správně. Jednoduchý test třeba je, představit si, že se rozhodnete za 3 dny odjet na dva týdny do Itálie. Bude business fungovat pořád? Důležité je uvědomit si, že to není ani tolik o nějakém počítačovém systému, ale opravdu o systému. O správném nastavení a optimalizování procesů, definování rizik, která mohou nastat a jejich řešení. Můžete si být víceméně jistí, že teď to děláte špatně :) Většinou se na to totiž přijde až ve větších číslech a to už může být pozdě. Asi vás napadla otázka, proč se na chytrý systém nepřeklopilo dříve. Má to jednoduchý důvod. Přechod na nový je neskutečně složitý. Tak se to odkládalo, až to bylo 10x složitější, ale nevyhnutelné.

Mimochodem - pokud máte v okolí někoho, kdo by chtěl čtyřdenní brigádu, tak mi napište na soukup@simplia.cz. Bude se nám hodit každá ruka navíc.