O pytlíčkování objednávek

Pracujeme s hodně různorodými eshopy - s velkými firmami, které mají několik skladů i eshopy sídlícími v obýváku. Během růstu si každý prošel různými úpravami procesů, ale zajímavé je, že ve výsledku všechny došly k naprosto identickému způsobu vyřizování objednávek - jenže zrovna k úplně špatnému.

Budu tu popisovat situaci, kdy zákazníci objednávají zboží, které je skladem jen částečně - například čtyři položky objednávky jsou skladem a na pátou se musí dva dny počkat. Pokud eshop nabízí pouze zboží skladem, tak se ho nic z tohoto článku zřejmě netýká.

Co je pytlíčkování objednávek?

Od určité velikosti obchod začne narážet na problémy s chybovostí a s organizací skladu. Upraví tedy způsob práce a zboží začne sdružovat podle skutečných objednávek. Přijde objednávka, posbírá po skladu co je skladem a pokud něco chybí, tak produkty nechá na jedné hromádce. Třeba v igelitové tašce nebo prostě polepí krabičky jménem zákazníka.

Sklad pak působí krásně - celý den je co dělat, protože objednávky chodí průběžně a v každém okamžiku se můžete pokochat rozpracovanými objednávkami. Když pak dorazí zboží od dodavatele, tak se jen roznosí do pytlíčků a pokud je objednávka už kompletní, tak se zabalí a pošle.

Eshop jásá, protože to vyřešilo problémy s chybovostí a celé to působí velmi organizovaně bez nutnosti nějakého elektronického systému. Jenže je s tím spojeno několik zásadních problémů.

Problémy pytlíčkování

Pytlíčkování je neškálovatelný proces. Funguje při současném obratu obchodu, bude fungovat při zvýšení o 10%, s trochou snahy zvládne i 20% nárůst. Obvykle se ale naprosto zhroutí pokud skokově naroste počet objednávek nebo se stane něco nepředvídaného (výpadek PPL, větší předzásobení atd.). Příčin je hned několik a bohužel nejsou příliš vidět, dokud skutečně nepřijde první problém.

Zbytečné běhání po skladu

Při pytlíčkování se obvykle řeší každá objednávka zvlášť. Skladník vytiskne objednávku, jde po skladu, sesbírá zboží, umístí do pytlíčku a jde na další. Zbytečně tak běhá tam a zpátky. Samozřejmě to můžete optimalizovat tím, že bude dělat více objednávek najednou, ale to problém úplně neřeší.

Při přípravě objednávky není ještě jisté, že se bude skutečně expedovat. Například nemusí přijít od zákazníka platba převodem nebo zákazníka už nemusí bavit na zboží čekat. Takovou objednávku je pak nutné identifikovat a rozpytlíčkovat zpátky do skladu. Po skladu se tak běhalo zbytečně dokonce dvakrát.

Chytřejší eshopy navíc s objednávkami aktivně pracují. Například zavolají zákazníkovi, že po nepřevzaté objednávce mají nyní skladem produkt v podobné barvě a pokud by mu stačila, tak může mít objednávku dříve. To ale znamená, že někdo musí navštívit pytlíček a tuhle změnu realizovat.

Samozřejmě nic z toho není problém, dokud je sklad jedna skříň v obýváku. Velmi rychle takový postup ale začne drhnout při větším skladu.

Předbíhání objednávek

Asi nejkomplikovanější problém je předbíhání. Jsou situace, kdy přehozením kusů v objednávkách můžete vyexpedovat některé dříve, aniž by to mělo vliv na jiné. Najít a vyřešit takovou situaci ručně ale není vůbec jednoduché. Představte si, že máme dva produkty:

• vidlička - poslední kus, pak od dodavatele za 24 hodin
• lžíce - od dodavatele za 24 hodin

Ráno v 9:00 přijde objednávka na vidličku a lžíci (tzn musí čekat na lžíci). V poledne přijde druhá objednávka pouze na vidličku. Při pytlíčkování bychom ráno do pytlíčku připravili vidličku, objednali lžíci a v poledne přiobjednali ještě jednu vidličku. Je to ale nutné?

Místo toho ale můžeme hned vypexpedovat druhou objednávku, protože jednu vidličku skladem máme. První objednávka by stejně musela čekat, takže jsme ji sice ukradli položku, ale nijak se jí to nedotkne. Malým bonusem je, že druhému zákazníkovi přijde zboží o den dříve, než jsme slíbili (v době objednání už na webu nebyla vidlička skladem).

Tahle situace je poměrně častá u plateb převodem. Pokud platba nepřijde do 30 minut od objednání, lze bezpečně předpokládat, že přijde (pokud vůbec) nejdříve druhý den. Objednávka s platbou kartou tak může předběhnout, aniž by se to první objednávky dotklo.

Kapitál vázaný v zásobách

Pytlíčkované produkty něco stojí a ve výsledku pak je vždycky ve skladu zboží v určité hodnotě, které je k ničemu. Tato hodnota se navíc pořád zvyšuje při růstu obratu. Pokud zásoby navíc byly nakoupené na úvěr, tak platíte úroky ze zboží, na které se jen práší. Je skutečně nutné mít všechno toto zboží skladem?

Představte si třeba, že prodáváte tiskárny a většina zákazníků si k objednávce přidá výhodné balení 10kg papíru. Některé tiskárny jsou na objednávku, takže budete mít celou sekci skladu, která bude obsahovat jen papír polepený jmény zákazníků. Je ale skutečně potřeba mít tuto položku pro každého zákazníka skladem? Pokud máme 110 objednávek s papírem čekajících na tiskárnu, ale denně naskladníme (a expedujeme) jen 10 tiskáren, tak je úplně zbytečné držet si skladem 110 balíků papíru. Místo toho bychom mohli mít anonymních 20 balíků (10 pro expedici, 10 rezerva) a nikdo nepozná rozdíl.

Pořád budeme expedovat stejné množství objednávek, ale zmenšili jsme sklad o tunu papíru. Máme volnější sklad a méně peněz v zásobách. V tomto případě ve skladu bylo na první pohled vidět, že je něco špatně. V reálu ale takovéhle situace mohou být úplně schované a není praktické řešit každou zvlášť.

Plný sklad

S předchozím bodem souvisí i obsazenost skladu. Pytlíčkováním sklad velmi snadno naplníte.

Pytlíčkování je navíc prostorově velmi neefektivní. Normálně jsou ve skladu u sebe stejné krabice, takže se neplýtvá prostorem. Při pytlíčkování se ale schází různorodé položky, takže zabírají výrazně více místa.

Priorita expedice

Do e-shopu normálně chodí například 100 objednávek, ale jeden den přijde 200 (třeba díky povedené kampani). Skladníci mají jen dvě ruce, takže stihnou vyexpedovat jen 150 objednávek. Není ale nijak zaručeno, jestli těch 150 skutečně vyexpedují nebo skončí jen v pytlíčcích.

Pokud se řeší každá objednávka bez ohledu na to, jestli je vůbec možné ji vyexpedovat, tak se nemusí dostat na objednávky kompletně skladem. Výsledkem jsou uběhaní skladníci a naštvaní zákazníci.

Přednostně v takové situaci expedovat věrné zákazníky, velké objednávky nebo objednávky placené kartou pak už je úplné sci-fi.

Složitost práce

Postup práce na první pohled zní jednoduše, ale v reálu je komplikované přidat nového člověka. Je totiž nutné vysvětlit mu celý život objednávky a navíc také různé zkratky, které vznikly kvůli problémům popsaným výše. Pokud se pak najme brigádník, tak musí být dostatečně schopný a někdo ho do toho celého musí zaučit.

Expedujte lépe - věřte systému!

Ideální proto je svěřit se do rukou počítače, ale to vyžaduje obrat o 180° a úplně změnit logiku. Asi tušíte, že Amazon nebo Alza určitě nepřipravuje objednávky takto předem. Zboží má ve skladu členěné pro efektivitu ukládání a rychlé nalezení. Pytlíčky pak existují pouze virtuálně (a většinou ani to ne).

Anonymní objednávky

Zboží máme ve skladu uložené hezky podle jeho druhu. Neplýtvá se tak prostorem a je krabice vedle krabice. Systém ví, které objednávky jsou kompletně skladem a pouze ty se při expedici řeší. Nikam se neukládají a vše se rovnou balí.

Skladník si tak vyjede třeba 5 objednávek (vytiskne nebo vezme chytrou čtečku), systém mu položky sesype na jeden seznam spolu s informací, kde ve skladu co je. Skladník tak může projít skladem na jeden zátah, aniž by musel běhat tam a zpátky. Objednávky zabalí a jde dál.

Podstatné na tom je, že skladník nemá ponětí o logice expedice. Je mu to totiž jedno - má svůj seznam k expedování a jak vznikl ho netrápí.

Blokování objednávek

Opustili jsme pytlíčkování, ale stejně ho pořád musíme nějak vyřešit. Pokud ale místo lístečků a pytlíčků používáme inteligentní systém, tak se otevírají úplně nové možnosti. Můžeme například určit, že některé položky jsou vzácné a mají se blokovat konkrétním zákazníkům - stejně jako u pytlíčků, ale pouze virtuálně. Jiná naopak nejsou vůbec vzácné (viz příklad s papírem), takže se bude držet minimální skladová zásoba, ale skladové kusy budou "sdílené" mezi více objednávkami.

Do logiky navíc můžeme zohlednit parametry jako je třeba platba kartou nebo věrný/bonitní zákazník a takové zákazníky expedovat přednostně, třeba i na úkor jiných.

Změna objednávek je otázkou kliknutí bez nutnosti sahat na sklad, takže můžeme mnohem rychleji s objednávkami operovat. Spoustu optimalizací (viz předbíhání výše) navíc může řešit systém sám, protože je řešení jasně dané a není potřeba zásah člověka.

Decentralizace

Při využití systému vzniká zajímavý vedlejší produkt - lze pracovat se skladem, aniž by bylo nutné ve skladu být. Takže například zmíněné operování s objednávkami (výměny za dostupnější kusy atd.) může někdo dělat klidně z domova.

Jednoduchý a škálovatelný proces

Zásadní výhodou oproti pytlíčkování je, že můžeme celou expedici rozdělit na jednoduché dílčí úkoly.

• sbírání zboží pro objednávky
• komunikace se zákazníky (změny zboží atd.)
• zabalení objednávky
• naskladnění nového zboží

Snadno pak můžete sledovat, že někomu jde lépe samotné balení než sbírání kusů a podle toho změnit přidělenou práci. Také snadno poznáte, že třeba balení zbytečně čeká na sbírání zboží, takže na sbírání najmete nového brigádníka. Nováčkovi jeho práci vysvětlíte jednou větou: "tady ti to ukazuje, kde co máš vzít, pípni, dones to támhle, opakuj".

Tím se otevírá možnost nabírat pracovní sílu zcela nárazově bez nutnosti investovat do školení. Když se každý den třetina personálu vymění, není to nijak zásadní problém.

Jak to vypadá v praxi?

Snad každý eshop k nám přišel s pytlíčkováním, ale většinou se nám daří navést je na efektivnější způsob. Obvykle se ze začátku brání, protože je to dost zásadní změna logiky. Vždycky se ale velmi rychle ukázalo, jak se to vyplatí.

Bohužel tu nemůžu prezentovat konkrétní klientská čísla, ale alespoň obecně u jednoho eshopu: po zavedení systémovější expedice klient v jeden den vyexpedoval objednávky jako jindy za týden a dvě třetiny skladu zmizely. Ukázalo se totiž, že při proházení kusů mezi objednávkami se může většina expedovat hned, že část objednávek už ani neexistovala a byly zapomenuté a že značnou část zboží bylo zbytečné držet v takovém množství.

A co vy? Pytlíčkujete? :)