10 věcí, co mě štvou v emailech

Denně mi přijde běžně kolem stovky emailů (nepočítám notifikace diskuzí a podobně) a značná část mě dokáže vytočit už svým formátem. A pořád se to zhoršuje. Abych to trochu vyventiloval, udělal jsem si menší seznam nesmyslů, které mě nejvíc vytáčí.

1. Emaily bez předmětu a emaily s debilními předměty

Naprostá klasika. Pokud mám vedle sebe email s předmětem "Možnosti použití affilu na slevovém serveru" a druhý s předmětem "dotaz", který myslíte, že vyřídím první? Samozřejmě ten, kde je okamžitě jasné, co je potřeba. Projedu očima schránku, hned podle předmětu vidím, co vyřeším během minuty nebo můžu přeposlat. Ostatní čekají, až se k nim dostanu. A že se načekají!

Ženským od kočárkům jsem tohle vysvětloval na školení a dával jsem příklad: "Když se vám ztratí kočička, tak napíšete předmět Ztratila se mi kočička místo dotaz". Důsledkem je, že všechny jejich emaily teď mají předmět Ztratila se mi kočička. Ale snaha byla.

2. Zbytečné podpisy

Lidi si velmi často pletou emailový podpis s reklamní plochou. Proč musí probůh být podpis 5x delší, než samotná zpráva? A nejlíp nijak oddělený, takže po dočtení zprávy plynule pokračuji čtením podpisu. Třeba výzvou v pěti jazycích, že obsah je zcela důvěrný a nesmím ho nikam šířit. Přitom obsahem je třeba "můžu vám zavolat?" a pod tím celá stránka podpisu.

Speciální případ jsou pak zelené podpisy typu "opravdu potřebujete tento email vytisknout?" - samozřejmě opět na 20 řádků a v několika barvách a s obrázkem. Takže když už bych to tiskl, tak místo vytisknutí čtyř řádků potisknu celou stránku nesmysly.

Mimochodem nevíte, co znamená "Jsem s pozdravem Josef Novák"? Nikdy jsem to nepochopil. Kdyby byl bez pozdravu, tak je Franta Novák?

3. Smazaná historie

Nemám dobrou paměť a pisatelé mě značně přeceňují. Nejradši mám, když mi po měsíci přijde email bez žádné historie a v něm je akorát "ok, udělejte to jak jsme se domlouvali". Já pak strávím dalších 10 minut hledáním, jak jsme se domlouvali a kdo to vůbec je.

4. Automatické odpovědi

Když jedete na dovolenou, klidně si nastavte automatickou odpověď s textem kdy se vrátíte a na koho se mám obrátit. Dokáže mě ale vytočit, když na tu alternativní adresu napíšu a přijde mi automatická odpověď, že je na té dovolené s vámi.

Výborné taky je, když napíšu email v 19:00 a přijde mi automatická odpověď, že dotyčný už je doma a že se strašně omlouvá a odpoví mi až ráno. Myslí si snad, že jsem čekal odpověď hned večer? Sedím snad nedočkavý u emailu a strachuju se, jestli se mu něco nestalo? Když píšu mimo pracovní dobu, tak snad neočekávám odpověď hned. Pokud přijde, tak je to fajn, ale automatickou odpověď na to fakt nepotřebuji.

5. Přeposlané romány

Přijde mi přeposlaný email, který má předmět ve stylu "FW: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE: RE:...." a v textu jen "upravte to prosím, jak jsme se dohodli s panem XY níže". A následuje dvouměsíční konverzace bez jakéhokoliv systému. Takový email buď rovnou zahodím a nebo když mám dobrou náladu, tak pošlu do kindlu, abych si ho přečetl před spaním.

6. Odpověď dole

Vynálezem Gmailu je dávat odpověď až pod text zprávy. Když takový email přijde, tak nejdřív chvíli hledám, než ji najdu. A pak si píšeme jak dva blázní - já píšu odpověď na začátek emailu, protistrana nakonec. Zkuste si v tom pak něco dohledat.

7. Přeuctivé emaily

Slušné jednání je určitě fajn, ale nesmí se to přehánět. Zdvořilostní fráze typu "děkuji za váš email z 1.1." nebo "doufám, že vás tento email zastihne v dobrém stavu mysli" nikoho nezajímají. Pokud se bez nich neobejdete, dejte mi do emailu šipečky, odkud mám začít dávat pozor.

8. Gramofonové emaily

Teď zrovna mi například přišel email od nějaké slečny z nějaké reklamní společnosti. Ani po třetím emailu jsem se dozvěděl, jak jsou velká firma a jak v kolik zemích působí, ale pořád nemám nejmenší ponětí, co po mě chce. Takže milá slečno - trhněte si, nemám na vás čas.

9. Recyklace předmětů

V poslední době je trendem nepoužívat emaily jako dopisy (jak byl email původně vymyšlen), ale spíš jako chat. S tím nemám ani problém. Horší je, že pisatelé si obvykle jen najdou poslední moji zprávu a na ní pošlou odpověď. Vůbec je přitom netrápí, že reagují na email "6. upomínka platby", nechají tam i původní text a píšou nový problém. Celkem běžně takové emaily skončí rovnou smazané - vidím předmět něčeho, co jsem už před týdne uzavřel a řeknu si "co to tady dělá? To jsem už uzavřel" - šup a je pryč.

Zábavné je pak taky něco dohledávat v emailech, kde předmět nijak nesouvisí s obsahem. Ale to se jen obloukem vracím k bodu 1.

10. Zipované přílohy

Už nejsem v dřevních dobách internetu. Pokud má příloha pod 30MB, tak ji klidně zvládnu rozbalenou. Mobil ji stejně stahovat nebude a počítač ji má staženou za pár sekund. Navíc vám řeknu tajemství - JPG už komprimovaný je a zabalením se často spíš zvětší. Dosáhnete jen toho, že si přílohu neotevřu na mobilu a musíte počkat.

Zabalit přílohy má smysl, pokud jich je opravdu hodně, nebo se s nimi skutečně bude pracovat jako s jedním celkem. Pokud ale přílohu potřebuji pro pochopení emailu, tak místo abych na ni prostě kliknul a podíval se v náhledu, musím ji složitě ještě rozbalovat.

A ještě řekněte, že vás to taky neštve! Popravdě mě překvapuje, že jsem dal dohromady jen 10 bodů. Na co jsem zapomněl?